Presentación de los Sistemas de Información
¿Qué es un sistema de gestión de información?
Un sistema de gestión de información, conocido como MIS o simplemente IS, abarca todos los aspectos de recabar, almacenar, localizar, recuperar y usar información dentro de una empresa u organización. Gracias al desarrollo de las computadoras y a las aplicaciones de software que lo operan, gran parte de este trabajo ahora se puede automatizar y así tener acceso rápido a la información. Sin embargo, la aplicación del software en sí no constituye el sistema de información. Todas las políticas, procedimientos y prácticas que dirigen las operaciones de una empresa y el personal que interactúa con la información, aunado al software y hardware, constituyen un sistema de información.
Cuando se implementa y administra bien, un sistema de información sólido puede ayudar a las IMF a…
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Tomar decisiones informadas. La información oportuna y precisa permite que los administradores evalúen continuamente el desempeño, pronostiquen mejor las necesidades de efectivo y anticipen las crisis y actúen consecuentemente.
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Mejorar los informes. Los informes confiables y estandarizados permiten que las IMF se apeguen a estándares de la industria contable y a las normas nacionales y que asimismo, reduzcan el tiempo y esfuerzo que los organismos reguladores, las entidades donantes y los inversionistas dedican a generar informes.
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Reducir costos y aumentar la conveniencia para el cliente. Un sistema computarizado puede ayudar a transmitir datos entre las sucursales, mejorar la eficiencia operativa y reducir el tiempo de autorización de préstamos u otros productos.
¿Entonces cuáles son los puntos clave para desarrollar un buen sistema de información?
- Una cuidadosa identificación de las necesidades de información. Los gerentes, el personal de campo, los miembros de la junta directiva y el personal del sistema de información, todos tienen diferentes exigencias de información y pocas veces saben cuáles son todas las necesidades de información de su institución. Llevar a cabo una evaluación de necesidades para definir los requisitos de información en todos los niveles de la empresa es un prerrequisito necesario para poder identificar adecuadamente qué productos de software y qué procesos son los que satisfacen dichas necesidades de información.
- Una comunicación efectiva entre la administración y la gente de sistemas. Las operaciones compartimentadas pueden impedir una comunicación eficaz entre los administradores de la institución financiera y el personal de sistemas de información. Cada uno se concentra en su propia área e interactúa con los demás de forma limitada, a pesar del hecho de que ambos están vinculados intrínsecamente. A menudo esto da como resultado un sistema que no satisface las necesidades de los usuarios. Una comunicación sistemática entre ambos departamentos ayudará a garantizar que el sistema funcione en beneficio de todos los usuarios.
- Expectativas realistas sobre la tecnología de la información. Obtener la tecnología correcta (desde elegir el software adecuado hasta la migración de datos bien gestionada), es tan sólo la mitad de la batalla. Se debería prestar la misma atención a capacitar a los usuarios para el sistema, a definir procesos para manejar los flujos de información y a usar la información para tomar decisiones operativas.
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