Résumé des Systèmes d'Information

Présentation des Systèmes d’Information de Gestion

Qu’est-ce qu’un système d’information de gestion ?

Un système d’information de gestion, connu sous l’acronyme de SIG, ou plus simplement de SI, regroupe tous les aspects de la collecte, de l'enregistrement, du suivi, de l’extraction et de l’utilisation des informations qui se trouvent à l’intérieur d’une entreprise ou d’une organisation. Les avancées accomplies dans le domaine informatique permettent désormais d’automatiser une grande partie de ce travail et d’accéder plus facilement aux informations. L’application informatique elle-même, le logiciel, ne constitue cependant pas le système d’information. Le système d’information comprend toutes les politiques, procédures et pratiques qui régissent les opérations d’une organisation, le personnel qui reçoit et traite ces informations, tout cela étant associé au matériel et aux logiciels informatiques.

Un système d’information robuste, bien mis en œuvre et bien administré, peut aider les IMF à…

• Prendre des décisions fondées. Avec des données exactes et immédiatement disponibles, les responsables peuvent évaluer continuellement la performance, mieux prédire les besoins en liquidités et anticiper et confronter rapidement les crises.

• Améliorer la qualité de la communication des résultats (reporting). Des rapports fiables et standardisés permettent aux IMF de respecter les standards de l’industrie comptables et les standards nationaux, et ils réduisent le temps et l’énergie consacrés à générer des rapports pour les autorités de régulation, les donateurs et les investisseurs.

• Réduire les coûts et assurer une plus grande commodité pour les clients. Un SI informatisé peut aider à transmettre des données entre les agences, renforcer l’efficacité opérationnelle. Il peut également réduire le temps nécessaire à l’approbation des prêts et autres produits.

Quels sont donc les critères essentiels à la mise au point d’un bon système d’information ?

• Une identification approfondie des besoins en matière d’informations. La direction, le personnel de terrain, les membres du conseil d’administration, et le personnel du système d’information ont tous des contraintes différentes et il est rare qu’ils soient conscients de tous les besoins de l’institution en termes d’informations. Il est nécessaire de procéder à une évaluation pour définir les besoins en informations à tous les niveaux de l’organisation : il s’agit d’une condition préalable absolue pour identifier les logiciels appropriés qui correspondent à ces besoins informationnels.

• Une communication réelle entre la direction et le personnel des systèmes. La compartimentation des opérations peut faire obstacle à l’efficacité de la communication entre les dirigeants de l’institution financière et le personnel du système d’information. Chaque personne concentre son attention sur ses propres responsabilités, dans des conditions d’interaction limitée, en dépit du fait que les deux (la direction et les systèmes d’informations) sont liés intrinsèquement. Il en résulte souvent un système qui ne correspond pas aux besoins de ses utilisateurs. Une communication constante entre ces deux départements contribuera à garantir que le système fonctionne pour le bénéfice de tous les utilisateurs.

• Des attentes réalistes au sujet de la technologie d’information. Quand on a correctement assuré le volet technologique, depuis la sélection du logiciel approprié jusqu’à la migration bien orchestrée des données, on n’a gagné que la moitié de la bataille. Il convient d’attacher tout autant d’attention à la formation des utilisateurs du système, à la définition des processus de gestion des flux d’informations et à l’utilisation de ces informations pour prendre les décisions opérationnelles.